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メールコミュニケーション | ひろみのみ

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メールコミュニケーション

   

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前回は、電話でのコミュニケーションを扱いました。

⇒ 電話でのコミュニケーション

今回は、電話以上に情報量が少ないメールコミュニケーションを考えてみたいと思います!

電話より、さらに少ない情報量

通常のコミュニケーションと電話、そしてMailの情報量がどのように違うのかみてみましょう。

通常のコミュニケーション=バーバル + ノンバーバル

電話のコミュニケーション=バーバル + ノンバーバルの一部(声)  

メールのコミュニケーション=バーバル

※バーバルは言語、ノンバーバルは非言語のことです。

はい、そうなんです。

メールは言語、つまり、”文字情報”だけしかありません。  

と、いうことは…
電話以上に、相手の誤解を招く可能性が高くなります。

しかもメールの場合には、相手が削除しない限り、ず~っと残ってしまうのです。

無機質なコミュニケーション

とはいっても、電話と同じく、メールは便利なツールです。

非常に便利な反面、言語情報しかないため、通常の会話や電話と比較しても無機質になってしまう傾向があります。
  
だからこそ、話し言葉以上に、言葉遣いには気をつける必要があります。
  
うみたくない誤解を、うまない為にも。

私は普段から、メールを書くことには注意を払っている方だと思います。

1度書いてすぐ送信!
…ではなく、必ず自分がそのメールを受け取った気持で読み直す。
  
気になる表現があったら、インターネットで調べたり、他の人に聞いてみる。

それでも、やはり失敗はあります。

今でも… 忘れることができない失敗があります。

某企業の管理職向けに、電話でグループコーチングをしていた時のことです。グループのメンバーは5人。期間は2ヶ月。

特に問題もなく、2ヶ月は無事終了しました。

グループコーチングが終わった時には、参加者全員に簡単なメールを送るようにしていました。
  
「○○さんは、2ヶ月間の中で、部下に対する承認を・・・
  
 ××さんは、・・・ 」

こんな感じのメールで、参加者それぞれが、2ヶ月間どんな行動をしたのか、どんな成果があったのか振返れるようにしているのです。

ところが、このときやってしまいました。

参加者の1人、Aさんのことを書き忘れてしまったのです。
  
これに気がついたのは、しばらくたってからでした。

Aさんからの私への評価を見て始めて気がついたのです。

頭が真っ白になりました。
Aさんはだいぶ頭にきているようでした。

メールを確認すると、確かにAさんの名前が抜けている。
Aさんに謝罪のメールを送ったのですが、当然返事はありませんでした。

ずっと、忘れることがない出来事です。

私と同じ過ちをしないためにも、1度書いたメールは読み返すことを心からお奨めします。

要は、
相手に失礼ではないか、
相手にとって読みやすい文章になっているか、
伝えたいことが伝わっているか。

そんなことをチェックするだけでも、違ってきます
  
気になる方は、皆さんの周囲にいるメール上手な上司や先輩のメールを観察して、真似てみるのが一番お勧めです。

実践!!

次のことを実践してみましょう!!

  1. メールを送信する前に読み返して、メールを読んだ人がどのような気持になるか考えてみましょう。
  2. 余裕があれは、他の人から送られてくるメールの特長をチェックしてみましょう。

さて、実践してみていかがだったでしょうか。

本やメルマガを読んで、コミュニケーションが変わる人もいればそうでない人もいます。
コーチングなどの研修を受けて、変わる人もいれば、何も変わらない人もいます。

成功のノウハウを教えてもらって、成功する人もいれば、そうでない人もいます。

前者と後者には大きな違いがあります。
とっても簡単なことです。
   
前者は実践・行動をする、後者は実践・行動しない。
たったそれだけの違いです。

私自身、どちらかといえば後者タイプです。

「まだ、十分な準備ができていない。」
「失敗したらどうしよう?」
「今は、~をやる時間がないから、もう少し先にしよう。」

本当に笑っちゃうくらい、頭の中で色々なことを考えます。

道を歩いている時も考え事をしているので、知人がすれ違っても気づかないこともしょっちゅうです。(そして、よく怒られますw)

だから、ついつい行動が後回しになる。
失敗しないかわり、いつまでたっても何も変わらない。
   

これに気がつくまで、私はだいぶ時間をかけてしまいました。

未だに、考え続けてしまう傾向はありますが、
気がついたとき、迷ったときには、先ず行動するようにしています。

何もしない後悔より、何かをして後悔する。
   
同じ後悔するなら、後者でありたいと思います。

何か行動することで、例えうまくいかなかったとしても、それは私の経験や知識になるのですから。

 - 伝えるスキル