ひろみのみ

IT、コーチング、人材紹介・派遣で働いてきました。ITに関する記事(Qtが多くなってしまいました)や、コーチングスキル、転職のこと、個人的な体験や最近購入したものなどを不定期に更新しています。

伝えるスキル

メールコミュニケーション

投稿日:

%e3%83%a1%e3%83%bc%e3%83%ab

前回は、電話でのコミュニケーションを扱いました。

⇒ 電話でのコミュニケーション

今回は、電話以上に情報量が少ないメールコミュニケーションを考えてみたいと思います!

電話より、さらに少ない情報量

通常のコミュニケーションと電話、そしてMailの情報量がどのように違うのかみてみましょう。

通常のコミュニケーション=バーバル + ノンバーバル

電話のコミュニケーション=バーバル + ノンバーバルの一部(声)  

メールのコミュニケーション=バーバル

※バーバルは言語、ノンバーバルは非言語のことです。

はい、そうなんです。

メールは言語、つまり、”文字情報”だけしかありません。  

と、いうことは…
電話以上に、相手の誤解を招く可能性が高くなります。

しかもメールの場合には、相手が削除しない限り、ず~っと残ってしまうのです。

無機質なコミュニケーション

とはいっても、電話と同じく、メールは便利なツールです。

非常に便利な反面、言語情報しかないため、通常の会話や電話と比較しても無機質になってしまう傾向があります。
  
だからこそ、話し言葉以上に、言葉遣いには気をつける必要があります。
  
うみたくない誤解を、うまない為にも。

私は普段から、メールを書くことには注意を払っている方だと思います。

1度書いてすぐ送信!
…ではなく、必ず自分がそのメールを受け取った気持で読み直す。
  
気になる表現があったら、インターネットで調べたり、他の人に聞いてみる。

それでも、やはり失敗はあります。

今でも… 忘れることができない失敗があります。

某企業の管理職向けに、電話でグループコーチングをしていた時のことです。グループのメンバーは5人。期間は2ヶ月。

特に問題もなく、2ヶ月は無事終了しました。

グループコーチングが終わった時には、参加者全員に簡単なメールを送るようにしていました。
  
「○○さんは、2ヶ月間の中で、部下に対する承認を・・・
  
 ××さんは、・・・ 」

こんな感じのメールで、参加者それぞれが、2ヶ月間どんな行動をしたのか、どんな成果があったのか振返れるようにしているのです。

ところが、このときやってしまいました。

参加者の1人、Aさんのことを書き忘れてしまったのです。
  
これに気がついたのは、しばらくたってからでした。

Aさんからの私への評価を見て始めて気がついたのです。

頭が真っ白になりました。
Aさんはだいぶ頭にきているようでした。

メールを確認すると、確かにAさんの名前が抜けている。
Aさんに謝罪のメールを送ったのですが、当然返事はありませんでした。

ずっと、忘れることがない出来事です。

私と同じ過ちをしないためにも、1度書いたメールは読み返すことを心からお奨めします。

要は、
相手に失礼ではないか、
相手にとって読みやすい文章になっているか、
伝えたいことが伝わっているか。

そんなことをチェックするだけでも、違ってきます
  
気になる方は、皆さんの周囲にいるメール上手な上司や先輩のメールを観察して、真似てみるのが一番お勧めです。

実践!!

次のことを実践してみましょう!!

  1. メールを送信する前に読み返して、メールを読んだ人がどのような気持になるか考えてみましょう。
  2. 余裕があれは、他の人から送られてくるメールの特長をチェックしてみましょう。

さて、実践してみていかがだったでしょうか。

本やメルマガを読んで、コミュニケーションが変わる人もいればそうでない人もいます。
コーチングなどの研修を受けて、変わる人もいれば、何も変わらない人もいます。

成功のノウハウを教えてもらって、成功する人もいれば、そうでない人もいます。

前者と後者には大きな違いがあります。
とっても簡単なことです。
   
前者は実践・行動をする、後者は実践・行動しない。
たったそれだけの違いです。

私自身、どちらかといえば後者タイプです。

「まだ、十分な準備ができていない。」
「失敗したらどうしよう?」
「今は、~をやる時間がないから、もう少し先にしよう。」

本当に笑っちゃうくらい、頭の中で色々なことを考えます。

道を歩いている時も考え事をしているので、知人がすれ違っても気づかないこともしょっちゅうです。(そして、よく怒られますw)

だから、ついつい行動が後回しになる。
失敗しないかわり、いつまでたっても何も変わらない。
   

これに気がつくまで、私はだいぶ時間をかけてしまいました。

未だに、考え続けてしまう傾向はありますが、
気がついたとき、迷ったときには、先ず行動するようにしています。

何もしない後悔より、何かをして後悔する。
   
同じ後悔するなら、後者でありたいと思います。

何か行動することで、例えうまくいかなかったとしても、それは私の経験や知識になるのですから。

-伝えるスキル
-

執筆者:


comment

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

関連記事

提案する

本日のテーマ『提案する』です。これも非常に使えるスキルの1つです。 目次1 提案とは2 提案・要望・指示命令3 提案のポイント3.1 (1)選択権は相手にある3.2 (2)事前に許可をとる4 実践!! …

フィードバック・クエスチョン

フィードバック・クエスチョンは、『「話す力」が面白いほどつく本』(櫻井弘著)で紹介されている言葉です。    この”フィードバック・クエスチョン”は”折り返し質問”とも呼ばれています。ネットで検索した …

感情にうったえる

相手と話をするときは、先ず、相手の関心を引くこと。そして、次にすることは、あなたの話を伝えることです。 今回は、どうすればあなたの話が相手に伝わりやすくなるのかを考えてみましょう。 目次1 『説得』と …

伝達のレベル

今回のテーマは「伝達のレベル」です。 コミュニケーションを交わす中で、私たちの言葉がどのように伝わっていくかを考えてみましょう。 目次1 伝達のレベル2 コミュニケーションの目的を考える3 実践!! …

断定的な表現を避ける

今回のテーマは、もう1つの抵抗を生み出す引き金となる言葉、「断定的な表現を避ける」です。  目次1 断定的な表現2 対応方法2.1 対処方法1:事実を述べる3 対処方法2:質問形にする3.1 Iメッセ …

プロフィール画像

外資系IT企業、日系シンクタンクで、SEとして働いた後、コーチング専業会社に就業。転職エージェントを経て、IT業界に出戻りしました。

これまで数百名と面接してきた経験と、自分自身の経験をベースにITエンジニア向けの情報を発信しています。少しずつですが情報を更新中。

その他にもリクエストがあれば、お問い合わせフォームからお願いします。