今回は、『話しをさせる』がテーマです。
多数の人を相手に話しをする場合にも、１対１のコミュニケーションが基本です。
Ｎ人の相手をするのであれば、そのＮ人と、１対１のコミュニケーションをする。 そんな意識を持つことが大切です。
ただ、人数が非常に多い場合、例えば数百人、数千人を相手にする場合には、全員に対して意識をもつことはできませんので、その中の何人かと、１対１のコミュニケーションをするような意識を持ちます。
おそらく、皆さんが、１対多のコミュニケーションをする多くの場合は、会議、ミーティングではないかと思います。
今回は、ミーティングでファシリテーションをする、そんなシチュエーションに絞り、具体的な方法を見ていきます。
社会的証明の原理
以前もご紹介した、『影響力の武器』の中に
「社会的証明の原理」
というものがあります。
これは、「私たちは他人が何を正しいと考えているかにもとづいて物事が正しいかを判断する」、というものです。
ミーティングの場でも、よくこの原理が働きます。人数が多くなればなるほど、顕著にその傾向が伺えます。
例えば、参加者が１５名いるミーティングにあなたが参加しているとします。そのとき、こんな気持が働きませんか？
「私が意見を言わなくても…」
とか、
「他の人はどう思っているんだろう、しばらく様子みてみよう」
とか。
だからでしょうか…
ミーティングで意見がでてこない、いつも同じ人ばかりが発言している、なんて話を良く耳にします。では、どうすれば、意見を引き出すことができるのでしょうか？
私が今まで、見たり聞いたり、実際に体験してきた中で、簡単に使えそうなものをここでいくつかご紹介したいと思います。
話す順番を考慮する
ミーティングに参加しているメンバーの中には、話すことが得意な人もいれば、苦手意識を持っている人もいます。
例えば、話すことが大好きなＡさんには、最初に意見を聞き、苦手そうなＢさんはできるだけ後回しにする。
話し好きなＡさんは、質問すればきっと何かを話してくれます。
Ａさんが話をすることで、それが刺激になって、他の人からも意見が出てくるかもしれません。
そして、その間に、Ｂさんは他の人の意見を聞き、自分の考えをまとめることができるのです。十分な時間をとることで、Ｂさんが発言しやすい環境をつくるのです。
実は、Ｂさんのような人は、皆の意見をまとめてくれたり、他の人が気がつかない視点から発言してくれたり、侮れない存在だったりします。
ただ、発言をするためには、時間が必要なだけなのです。
意識的に話題をふる
「ミーティングの場で自主的に発言しない＝意見が無い」
といった公式は成り立ちません。
自分から発言をしないメンバーがいたら、
「何か、意見はないだろうか？」
「ここまで話を聞いていて、感じたことがあれば教えて欲しい」
といったように、ファシリテーターから振ることも大切です。
そういった意味では、ファシリテーターは、一人ひとりが発言をしているか、観察をすることも必要なのですね。
質問の大きさに注意する
「質問の大きさ」、これは以前、取り扱ったテーマですね。
時々、ミーティングの席で、
「何か意見ないか～？！」
と、とっても大きな、ビッグ・クエスチョンを投げている方がいます。
これで活発な意見がでるのであれば、全く問題はありません。
が…、時にはメンバーが固まってしまうケースもあります。
そんな時は、質問の大きさを少しだけ小さくしてみて下さい。
たとえば、
「営業目標を達成するために、自分達にできることがないか、アイデアを出して欲しい。」
と、言ったようにメンバーに何を求めているのか少し明確にすることで意見も出やすくなります。
紙に書き出す
これ、実は、意外に使える方法です。
やり方は簡単です。
- 会議の前に、それぞれがメモ用紙を準備する。（ポストイットでもＯＫ）
- ファシリテーターが議論したいテーマを全員に投げかける。メンバーは発言する前に、メモ用紙に各自の意見、アイデアを書き出す。（このとき、時間制限を設けたほうがより効率的です。）
- 全員が順番に、メモ用紙に書いた内容を、発表する。
要は、発言する前に紙に書く、それだけです。
この方法には、次のメリットがあります。
- 他の人の意見に影響されることが無いため色々な意見が出やすい
- 普段意見を口に出さない人からも、意見を聞くことができる
ミーティングでなかなか意見が出ないときなどに、試してみると、面白いかもしれません。
少人数グループで話をする
この方法は、上記の「紙に書き出す」プロセスを、「少人数で話をする」に変えた方法です。
- ファシリテーターが議論したいテーマを投げかける。全メンバーに、隣同士で２人組み（あるいは３人組）を作ってもらう。
- ２人組（あるいは３人組）でテーマについて話し合う。（このとき制限時間を設ける）
- 全員から意見を求める。
少人数のグループで事前に話をすることで、頭の整理をし考えをまとめることができるので、意見が出やすくなる傾向があります。
以上、簡単ですが、ミーティングで話を引き出す際に使えそうなワザをご紹介しました。使えるものがあれば、ぜひ活用してください。
実践！！
次のことを実践してみましょう！！
- ご自身がミーティングをファシリテートする機会があれば、上記のことを１つ試して下さい。
- ファシリテートする機会が無い場合には、ミーティングのファシリテーターがどんなことをしているか観察してみて下さい。
実践してみていかがだったでしょうか。あなたは、どんな発見をされたのでしょう？
ＳＥの頃、私は、まったくファシリテートは出来ていませんでした。今思えば、意見の引き出し方がわからなかったからなんですよね。(^-^;;
ところが、コーチ職に転職をして…
そうも言っていられなくなりました。
コーチとして、１対１のコーチングだけではなく、グループコーチング（１度に複数名をコーチする。多い時は２０名以上）をする必要があったのです。
目的は「コーチング」なので、とにかく、参加しているクライアントに話をしてもらわなければなりません。
私が、その中で意識していたことは、次の３点でした。
- 予め、アジェンダを用意して時間の配分を決めておく。
- 必ず全員に話をしてもらう。（２０名の場合には、さすがに時間が足りないので、最初と最後だけ全員に話をしてもらっていました。）
- 時間の余裕があれば、メンバー同士で会話をしてもらう。例えば、「鈴木さん、加藤さんさんの話を聞いてどう思いましたか？」といったように直接振ってしまう。
特に人数が多くなればなるほど、自分からは発言しない人が増える傾向があります。
ファシリテーターが意識をして、話しをしてもらうようにすることが大切です。
定期的なミーティングであれば、持ち回りでファシリテーターを務める、なんていうのも、面白い方法です。さすがに、自分がファシリテーターをやると、傍観していることもできないですよね。(^-^)
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